Операционка · направление 19 из 26

Автоматизация документооборота, договоров и комплаенса

CyberGipsy автоматизирует бумажный слой: договоры и допсоглашения формируются из данных объекта, входящие документы распознаются и раскладываются, сроки и допуски отслеживаются, комплаенс-пакеты собираются по запросу. Юридическая проверка остаётся за человеком; сборка и напоминания — нет.

Записаться на аудит Входит в пакет «Операционка»

Определение. Автоматизация документооборота и комплаенса — это формирование, извлечение, классификация и контроль деловых документов программой, чтобы бумаги следовали за работой автоматически.

Рабочая сцена: Документооборот, договоры и комплаенс на ИИ | CyberGipsy

Какую проблему это убирает

Договоры копируют с прошлого объекта, и кто-то забывает поменять даты.
Сертификаты, СРО и страховки истекают незаметно, пока заказчик о них не спросит.
Собрать пакет документов на тендер — это два дня поиска по папкам.

Что мы фактически строим

Библиотека шаблонов
Договоры, допсоглашения, условия, гарантии, акты сдачи — версионируемые и утверждённые.
Формирование из данных объекта
Документы собираются из реальной карточки объекта, а не перепечатываются.
Обработка входящих
Счета, сертификаты, чертежи и разрешения распознаются, классифицируются и раскладываются автоматически.
Контроль обязательств
Ключевые даты, сроки уведомлений, гарантийные удержания и продления под наблюдением с оповещением.
Реестр допусков
Лицензии, страховки, квалификации и проверки по каждому человеку и по компании.
Тендерные и аудиторские пакеты
Собираются по запросу из реестра.
Подпись и архив
Подписано, сохранено, доступно поиску, со сроками хранения.

Процесс на практике: Документооборот, договоры и комплаенс на ИИ | CyberGipsy

Как проходит внедрение

Пять шагов. Ни один из них не воркшоп.

Собираем и приводим в порядок шаблоны
Обычно их одиннадцать версий, и правильных две.
Один раз получаем юридическое согласование
Утверждённые шаблоны, дальше — автоматическая сборка навсегда.
Связываем с данными объекта
Названия, объёмы, цены и даты подставляются автоматически.
Строим реестр
Всё, у чего есть срок действия, попадает в реестр с ответственным.
Автоматизируем напоминания
Продления и недостающие документы запрашиваются без участия памяти.

Что меняется в цифрах

Честные диапазоны по внедрениям этого типа. Ваша база замеряется в диагностике, поэтому сравнение будет вашим, а не среднеотраслевым.

Показатель	Обычно до	После внедрения
Время на подготовку договора	30–90 мин	меньше 5 мин
Документов с контролем срока	в чьей-то голове	все, с оповещением
Время на сбор тендерного пакета	1–2 дня	меньше часа
Входящих документов вручную	все	единицы
Контроль версий шаблонов	нет	полная история

Чего ИИ здесь не сделает

Формирование документа — это не юридическая консультация. Шаблоны должен утвердить квалифицированный юрист, а работа в нескольких юрисдикциях умножает это требование. Система следит за утверждённой формулировкой и помечает отклонения, но не решает, какой она должна быть. Извлечение данных из плохих сканов и рукописного текста по-прежнему требует проверки человеком, и мы проектируем процесс так, чтобы непроверенные извлечения были явно помечены.

Команда обсуждает задачу: Документооборот, договоры и комплаенс на ИИ | CyberGipsy

Вопросы, которые нам задают

Он может писать мои договоры?

Он собирает их из шаблонов, которые утвердил ваш юрист, подставляя реальные данные объекта. Придумывать пункты он не должен, и мы настраиваем так, что любое отклонение от утверждённого шаблона требует подписи.

Он читает счета от поставщиков?

Да, извлекает позиции, суммы, даты и реквизиты, сопоставляет с заказами и помечает всё, что не сходится, для проверки человеком.

Электронная подпись имеет силу?

В России для большинства коммерческих документов — да, при использовании подходящего вида подписи. Исключения есть, и мы фиксируем их в документации по внедрению.

Где хранятся документы?

В вашем собственном хранилище, по вашей политике хранения. Мы не держим ваши договоры в системе, из которой нельзя уйти.

Что даёт результат быстрее всего?

Реестр допусков и сроков. Компании теряют реальные заказы из-за просроченных документов заметно чаще, чем из-за плохих договоров.

А требования по персональным данным?

Документы часто содержат ПДн, значит применяется ФЗ-152: согласие, сроки хранения и локализация базы на серверах в РФ. Мы учитываем это при проектировании хранилища.